Organiser son administratif : 4 astuces faciles

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Écrit par Valérie Lisens

Secrétaire indépendante avec 20 ans d’expérience dans le métier, mon objectif est de vous libérer du temps et de vous éviter des coûts inutiles.

12 décembre 2021

Vous êtes à la recherche d’astuces pour organiser votre administratif de manière facile et simple ? Je vous en propose 4 à mettre rapidement en place.

Car recevoir des rappels de paiements ou être à la recherche de l’un ou l’autre justificatifs manquants, envoyer avec retard un formulaire ou autre ; cela peut arriver à tout un chacun. Tout comme avoir une mauvaise organisation peut en être à l’origine.

Vous pouvez faire appel à une aide extérieure, comme une secrétaire indépendante, ou commencer par mettre en place ces 4 astuces et dire « adieu » définitivement à l’administration en désordre.

1. Adopter le numérique :

Que vous plongiez directement ou en douceur, n’hésitez pas à faire comme de plus en plus d’entreprises ; montez dans le train numérique.

L’un de ses avantages est que vous pouvez gérer presque tout en ligne. Un autre est que vous pouvez presque vider la montagne de papiers sur (ou à proximité) de votre bureau.

Pour y arriver, opter pour la facture au format numérique. Chez certains fournisseurs, vous pourrez la recevoir au rythme de votre choix (par mois, trimestre, semestre ou annuel).

En plus du bon côté pour l’environnement, la réception numérique vous aide également à garder votre administratif en ordre. Créez des dossiers nominatifs sur votre ordinateur et dans lesquels vous classerez les documents attenants.

Si vous les téléchargez sur Google Drive, Dropbox ou sur votre cloud ; vous pouvez y accéder à tout moment, n’importe où. Facile et rapide.

2. Payer à temps :

Il existe 2 types de « payeurs » : 

Le premier type : celui qui paie les factures immédiatement, dès réception (au comptant) .

Et puis, il y a le deuxième : celui qui paie les factures à échéance pour diverses raisons (trésorerie, par principe, …).

Attendre la dernière minute comporte plusieurs risques : parce que vous avez accumulé des factures, la somme totale à régler en une fois sera plus grosse.

Un autre risque est de devoir payer des frais de rappels après avoir oublié de payer une facture (ou même plusieurs). 

Soit mettez-vous un rappel de paiement soit encodez déjà le paiement sur votre banque avec une date de paiement (2 à 3 jours avant la date d’échéance est l’idéal).

Pour vous assurer que les factures récurrentes sont payées à temps, optez pour le prélèvement automatique (la domiciliation ou l’ordre permanent). Certains fournisseurs offrent même une réduction de prix en optant pour cette facilité. 

astuces pour organiser son administratif

3. Tenir son compte à vue à l’oeil :

Vérifier régulièrement la situation de votre compte, à tout moment, n’importe où, via votre PC ou via votre application, permet de garantir que tous les paiements sont effectués comme il se doit. 

Si vous souhaitez conserver une trace écrite, vous pouvez également télécharger l’historique de transactions de votre compte toutes les x fois, et le sauvegarder sur votre PC ou le cloud.

Service bancaire gratuit ; autant en profiter.

Même si la banque est tenue de conserver toutes les transactions sur votre compte pendant 5 ans, vous pouvez vous attendre à ce que votre comptable ou votre autorité fiscale vous en fasse une demande.

Si votre demande arrive après la période de 5 ans, vous pourriez être tenu de payer des frais de gestion facturés par la banque. Autant éviter ces frais inutiles.

Astuce : téléchargez cet historique à la fin de chaque trimestre comptable ou tous les 6 mois.

Le faire chaque semaine vous donnera du travail supplémentaire (et même inutile) de sauvegarde et d’archivage ; pas vraiment le but pour organiser votre administratif de manière optimale et question gain de temps.

4. Faire des économies facilement :

Votre gestion administrative en ordre et vos paiements faits à temps, il n’y a plus de risques ou la peur de recevoir des frais de rappel.

D’autres raisons de rester à jour dans votre administratif ? 

  • Avoir une meilleure compréhension et vision de ce que vous avez fait et ce qu’il vous reste à faire,
  • Pouvoir fournir les documents que votre comptable, banque ou autre organisme vous demande plus rapidement et plus facilement, 
  • Certains fournisseurs apprécient d’être payés au comptant ; ils seront plus enclins à vous rendre ponctuellement un service (délai de paiement, offre de service, réduction de prix, …),

Pour vous, les moments en famille ou les nuits ressourçantes qui réduisent votre stress car vous savez que cette partie est maîtrisée et gérée au top 😌

Envie d’être accompagné dans cette gestion ou d’autres démarches ? 

Faire appel à une aide extérieure est aussi une excellente alternative : parlons-en ensemble !

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