La gestion des emails fait partie intégrante de notre quotidien. Un outil presque indispensable pour communiquer avec des clients (potentiels), partenaires, fournisseurs et autres.
À toute heure du jour ou de la nuit, n’importe quel jour de la semaine, nous recevons et envoyons des e-mails. Outils bien pratiques qui comme toute chose a son revers de la médaille.
Le flux incessant peut toutefois devenir source de gêne dans la bonne réalisation de nos tâches quotidiennes.
Alors, comment arriver à rester concentré sans être stoppé dans son élan ? Comment éviter de s’interrompre pour vite lire et répondre à cet email qui vient d’arriver ? Comment éviter d’avoir à terminer une tâche plus tard parce que dérangé dans sa réalisation ?
Voici quelques astuces que je vous invite à mettre en place :
- Retirer les notifications annonçant l’arrivée d’un email ;
- Planifier des plages horaires prévues pour le traitement des emails ;
- Limiter des plages horaires à 3 ou 4 fois maximum par jour pour les consulter : en matinée, soit avant soit après le lunch, et juste avant de finir sa journée pour déjà préparer le lendemain ;
- Fermer le logiciel d’emails dès que le timing prévu est fini et ne le relancer qu’à la prochaine plage prévue ;
- Se désabonner des newsletters, pubs et autre auxquelles on est inscrit mais qu’on ne lit presque jamais (Mailstrom par exemple) ;
- Créer des règles permettant aux emails (ou à certains) d’aller directement dans les bons dossiers ;
- Sur Gmail, l’utilisation de l’extension « Inbox When Ready » (extension de base gratuite)permet de cacher le contenu de la mailbox et pour Outlook, ce sera l’extension « Boomerang » (version de base gratuite).
Vous arrivez autrement à être peu dérangé par vos emails entrants ? Venez partager votre méthode avec nous celles-ci ou même vos avis sur celles proposées ci-dessus.
Et si vous désirez un coup de main, discutons-en ensemble.