Vous êtes à la recherche d’astuces faciles pour mieux organiser tous ces courriers et lettres que vous recevez ? Pour rendre votre gestion administrative plus attrayante ?
En tant que chef d’entreprise, votre priorité : rester concentré avant tout sur le développement de votre entreprise, avoir du temps pour vos clients, collaborateurs ou sous-traitants.
La partie administrative peut devenir une perte de temps considérable : énergivore en plus d’être chronophage.
Alors, pour vous aider dans cette gestion, voici déjà 3 astuces faciles pour une gestion administrative attrayante :
1. L’organisation, maître-mot de notre quotidien.
Que cela soit pour notre temps libre ou professionnel ; être bien organisé semble être simple et évident.
Il en va de même pour votre paperasse : une bonne organisation de votre gestion administrative évitera d’en être submergé et de retrouver rapidement les bonnes pièces comptables, les bons justificatifs, les bons documents au bon endroit.
Attendre et accumuler jusqu’à ne plus avoir le choix de s’en occuper, prendra bien plus de temps et d’énergie lors du traitement.
Cette organisation passe donc par centraliser, le plus possible, l’administratif qu’on reçoit ou génère.
L’idéal ? Séparer le professionnel du privé.
Grâce à une simple boite ou un bac à courrier : un pour chaque est recommandé (couleur, taille ou style différent pour les distinguer).
De même qu’avoir une organisation papier similaire à la digitale (ou vice-versa), cela facilitera grandement la tâche.
La hiérarchie, l’archivage, le classement, les dossiers et sous-dossiers, … garder un maximum de similitudes afin de s’y retrouver plus facilement.
Autre conseil pour gagner du temps, de la place et donc faire des économies diverses : ce qui est digital reste digital et ce qui est papier, passe très vite au mode digital 🙂
Des solutions de sauvegardes existent de plus en plus ; renseignez-vous et profitez-en.
Pour les réfractaires désireux de garder un maximum la version papier ; passer à la version digitale en douceur.
2. Planifier
L’idéal est de prévoir un moment récurrent dans son agenda (papier ou électronique) pour cette partie administrative.
Pour éviter d’oublier : pourquoi ne pas mettre un rappel quelques jours avant la date prévue.
Et puis, cela permettra même, aux plus frileux, de s’y préparer psychologiquement 😉
Car procrastiner pour ensuite traiter dans l’urgence n’en sera que plus énergivore et déplaisant.
De même que si la récurrence et la régularité font partie de l’organisation, cela permettra de gagner un temps considérable lors de la clôture du mois.
Que cela soit pour les déclarations sociales ou TVA, pour la gestion de factures entrantes et sortantes, la boite mail, … ; les faire de manière régulière engendrera un gain de temps considérable et ce grâce au traitement des données d’une courte période par rapport à celle d’une plus longue.
De plus, cela évite de perdre des justificatifs et donc du temps pour les retrouver.
Avec ces derniers déjà bien rangés ; ça ne sera que du bonheur pour le reste.
3. Ce n’est vraiment pas pour vous ? Déléguez
Comme pour d’autres matières, n’hésitez pas à faire appel à une personne dont c’est le métier : la secrétaire (indépendante ou non) aura plaisir à traiter cette partie administrative de votre business.
En fonction de vos besoins, la collaboration peut être ponctuelle ou plus régulière ; dans vos locaux ou à distance.
Un moment sera à prévoir afin de définir vos attentes, besoins, exigences ainsi que pour lui fournir toutes les informations et outils nécessaires pour remplir professionnellement les objectifs fixés.
Et si, pour une raison ou l’autre, vous n’avez pas l’objectif d’engager cette perle, d’autres alternatives existent dont la révision de votre méthodologie de travail actuelle avec la mise en place d’astuces pour la rendre encore plus efficace.
