Mais comment rester à jour dans la partie administrative de son activité professionnelle ? Comment éviter d’être complètement débordé ou submergé par celle-ci ? Et si je vous proposais un moyen simple et efficace d’arrêter de tergiverser sur cette partie impopulaire de votre business : la méthode du petit pas peut aussi s’appliquer à votre gestion administrative.
La gestion de votre administratif est un peu comme n’importe quel projet : une étape après l’autre.
Et la pratique régulière.
Pour vous donner un exemple simple : s’il n’y a pas de cours et d’exercices, vous ne saurez pas conduire directement.
Vous l’aurez donc compris ; traiter votre administratif de manière régulière est la meilleure approche pour l’apprivoiser.
Les meilleurs alliés pour vous accompagner dans cette gestion régulière :
Ils sont deux et incontournables : Votre agenda et une bonne dose de motivation.
L’idéal est de bloquer un moment récurrent dans votre organisation ; ni trop ni trop peu. Cela doit rester réalisable et surtout « digeste ».
Tout dépend de la taille de votre entreprise mais pourquoi ne pas commencer par 2h par semaine et ensuite ajuster en fonction du temps nécessaire. Certaines périodes peuvent être plus chargées administrativement (clôture comptable, clôture d’année, organisation d’un événement au sein de l’entreprise, la période d’évaluation de vos collaborateurs,…) : n’ayez pas peur car en ayant appliqué cette méthode du petit pas sur votre gestion administrative, vous avez déjà travaillé en amont et vous pourrez ainsi aborder ces périodes de manière sereine.
Pourquoi travailler de manière régulière et non pas attendre la dernière minute ?
Travailler sous pression est bon pour certaines personnes :
- charge de travail est réduite plus rapidement,
- prise de décision plus rapide,
- sentiment d’efficacité existant et de satisfaction face à des réalisations « impossibles ».
Cependant, des risques existent également :
- Stress accru et désagréments qui en découlent (manque de sommeil, irritabilité, etc.) : Parce que vous avez attendu la dernière minute pour demander des justificatifs, vous perdez patience de ne pas les recevoir à temps et cela a un impact sur votre stress tout comme votre humeur,
- Frais inutiles : ne payer la facture d’achat que lorsque vous recevez un rappel, c’est risquer de payer des pénalités de retard,
- Faire l’ascension à l’Everest : traiter la pile quand il n’y a vraiment plus le choix, c’est possible mais c’est aussi se retrouver face à une montagne au lieu d’un tas raisonnable avec la démotivation au rdv,
- Et je vous laisse imaginer si un imprévu s’invite à la fête…
Résultat : la partie administrative est vraiment devenue une contrainte… Et moins on l’aime, plus on la met de côté.
La secrétaire indépendante peut également vous accompagner dans cette gestion, et peut même vous donner des conseils pour vous rendre plus serein dans cette partie de votre business. N’hésitez pas à lui en parler.
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PS : cet article est valable aussi pour un secrétaire indépendant !
