Une part importante de mon travail de secrétaire indépendante est d’être l’intermédiaire entre mes clients et leur comptable. Cette fonction passe par la réconciliation bancaire, aussi appelée rapprochement bancaire. Mais pourquoi la réconciliation bancaire est-elle importante ?
Souvent relayé au second plan, ce traitement administratif est pourtant essentiel, car garant d’une bonne gestion de la trésorerie.
Quels sont les avantages de faire une réconciliation bancaire régulière ?
En voici quelques-uns :
- Détecter les erreurs :
Faite régulièrement, cette concordance entre votre compte bancaire et vos pièces comptables permet d’identifier des erreurs telles que des transactions en double, manquantes ou incorrectes. La détection et la correction rapides des erreurs peuvent éviter des erreurs coûteuses ayant un impact sur vos finances.
- Connaître la situation financière :
Connaître sa situation financière est important pour prendre des décisions commerciales éclairées, envisager d’éventuels investissements futurs et remplir des déclarations de revenus.
Bien utile aussi pour aider à obtenir des fonds auprès d’investisseurs ou de prêteurs. En fournissant des états financiers précis et en démontrant de bonnes pratiques de gestion financière, vous pouvez accroître votre crédibilité et présenter des arguments plus solides pour obtenir un financement.
- Identifier la fraude :
Une réconciliation bancaire vous aidera à identifier d’éventuelles activités frauduleuses, comme les transactions non autorisées.
Par conséquence, cela vous aidera à prendre les mesures appropriées pour protéger vos finances et éviter d’autres pertes.
- Gérer les flux de trésorerie :
Cette connaissance et gestion du flux de trésorerie permettent de garder le contrôle de vos comptes fournisseurs et de vos comptes clients. Donc vous assurer que vous disposez de fonds suffisants pour faire face à vos obligations financières.
Un autre avantage est de suivre vos dépenses, surveiller vos revenus et identifier les domaines dans lesquels vous pouvez réduire les coûts ou investir davantage de ressources.
En résumé, faire régulièrement une réconciliation bancaire est un essentiel pour la tenue de dossiers financiers précis et de la santé financière de votre entreprise.
Sans oublier que cela permet de rester en ordre de documents pour votre déclaration fiscale, TVA et bilan ; non négligeable au niveau des impôts (contrôle fiscal) et/ou de la TVA.
Réconciliation bancaire avec justificatifs comptables : Préparation comptable
Complémentaire à la réconciliation bancaire, la préparation comptable fournit des informations financières précises, contribue à assurer la conformité aux exigences légales et réglementaires et permet une meilleure prise de décision et une meilleure gestion financière.
Faite de manière régulière, cette gestion vous permettra d’être en possession de tous vos justificatifs (la durée de conservation des pièces justificatives) et vous évitera pas mal de déconvenues.
Plusieurs manières de faire cette réconciliation :
- Via un logiciel comptable ; selon la taille de votre structure tout comme votre budget, il en existe plusieurs. Offrant souvent une version gratuite, testez-en plusieurs avant de vous décider.
Votre comptable ou votre assistante administrative peuvent aussi vous faire découvrir l’un ou l’autre logiciel.
- Manuellement : idéal pour les petites structures ou les indépendants ayant peu de mouvements bancaires. Très souvent réalisé sur Excel car plus pratique pour remplir les données dans une feuille de calcul.
- En l’externalisant à votre expert-comptable : solution qui convient aux entreprises avec beaucoup de mouvements bancaires ou n’ayant pas les ressources en interne pour gérer les flux de trésoreries.
Comment réconcilier les opérations bancaires avec les justificatifs ?
Étapes :
- Rassembler toutes les factures : Rassembler toutes les factures (version papier et digitale) reçues des vendeurs, fournisseurs ou prestataires de services pour la période à vérifier en s’assurant d’avoir une trace de toutes les factures, y compris celles déjà payées et celles encore en suspens.
- Comparer les factures avec votre relevé de compte : Prendre le relevé de compte pour la même période et le comparer aux factures collectées. Vérifier chaque transaction par rapport à la facture correspondante pour s’assurer que le montant et la description correspondent.
- Marquer les factures payées : Si une facture est payée, s’assurer qu’elle est marquée comme payée à la fois sur la facture et sur le relevé de compte. Si la facture n’a pas été payée, la marquer comme impayée ou non payée.
- Examiner les divergences : Si des divergences sont existantes entre les factures et le relevé de compte, elles sont à examiner pour en déterminer la cause et les corriger.
- Détecter les factures manquantes : Toute transaction pour laquelle manque la facture ou le ticket est détectée et marquée. Ensuite listée, elle fait l’objet d’une « chasse aux documents» via différents moyens :
- la recherche dans les e-mails,
- en se connectant sur le site du fournisseur,
- en contactant le fournisseur pour obtenir le duplicata,
- sans oublier de vérifier sac, portefeuille, boîte à gants, … et tout autre endroit où le document pourrait être laissé.
En suivant ces étapes de manière régulière, votre préparation comptable sera à jour et prendra bien moins de temps que de la faire une fois par trimestre, en dernière minute.
Secondaire dans votre gestion administrative ?
Manque de temps ou d’intérêt pour vous occuper de votre réconciliation bancaire tout comme rassembler les justificatifs ?
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