La gestion des emails fait partie intégrante de notre quotidien.

Outil presque indispensable pour communiquer avec ses prospects, clients, collaborateurs, fournisseurs et autres.

À toute heure du jour et de la nuit, n’importe quel jour de la semaine, nous recevons et envoyons des emails.

Outils bien pratique qui comme toute chose a donc son revers de la médaille.

Flux incessant, il peut devenir source de gêne dans la bonne réalisation de tâches au quotidien.

Alors, comment arriver à rester concentré sans être stoppé dans son élan ? 

Comment éviter de s’interrompre pour vite lire et répondre à cet email qui vient juste de rentrer ?

Comment faire pour ne pas devoir finir plus tard que prévu parce qu’on a été dérangé dans l’accomplissement d’une tâche qui aura pris bien plus de temps que prévu ?

Voici quelques astuces que je vous invite à mettre en place :

  • Retirer les notifications annonçant l’arrivée d’un email ;
  • Planifier des plages horaires prévues pour le traitement de vos emails ;
  • Des plages horaires qui seront limitées à 3 ou 4 fois maximum par jour : en matinée, soit avant soit après le lunch, et juste avant de finir sa journée pour déjà préparer le lendemain ;
  • Fermer le logiciel d’emails dès que le timing prévu est fini et ne le relancer à la prochaine plage prévue ;
  • Se désabonner des newsletters, pubs et autre auxquelles on s’est inscrit et qu’on finit par ne presque jamais lire ( Mailstrom par exemple) ;
  • Créer des règles permettant aux emails (ou en tout cas, à certains) d’aller directement dans les bons folders ;
  • Sur Gmail, l’utilisation de l’extension « Inbox When Ready » (extension de base gratuite) vous permet de cacher le contenu de votre mailbox et pour Outlook, ce sera l’extension « Boomerang » (version de base gratuite).

 

Vous arrivez autrement à être peu dérangé par vos emails entrants ? Venez partager votre méthode avec nous celles-ci ou même vos avis sur celles proposées ci-dessus.

Et si vous désirez un coup de main, discutons-en ensemble.