Comment ne plus être interrompu par vos emails ?

gestion emails

Écrit par Valérie Lisens

Secrétaire indépendante avec 20 ans d’expérience dans le métier, mon objectif est de vous libérer du temps et de vous éviter des coûts inutiles.

18 octobre 2020

La gestion des emails fait partie intégrante de notre quotidien. Outil presque indispensable pour communiquer avec ses prospects, clients, collaborateurs, fournisseurs et autres.

À toute heure du jour et de la nuit, n’importe quel jour de la semaine, nous recevons et envoyons des emails.

Outils bien pratique qui comme toute chose a son revers de la médaille.

Flux incessant, il peut devenir source de gêne dans la bonne réalisation de tâches au quotidien.

Alors, comment arriver à rester concentré sans être stoppé dans son élan ? 

Comment éviter de s’interrompre pour vite lire et répondre à cet email qui vient d’arriver ? Comment faire pour ne pas devoir finir plus tard que prévu parce qu’on a été dérangé dans l’accomplissement d’une tâche qui aura pris plus de temps que prévu ?

Voici quelques astuces que je vous invite à mettre en place :

  • Retirez les notifications annonçant l’arrivée d’un email ;
  • Planifiez des plages horaires prévues pour le traitement de vos emails ;
  • Limitez des plages horaires à 3 ou 4 fois maximum par jour pour les consulter : en matinée, soit avant soit après le lunch, et juste avant de finir sa journée pour déjà préparer le lendemain ;
  • Fermez le logiciel d’emails dès que le timing prévu est fini et relancez-le qu’à la prochaine plage prévue ;
  • Désabonnez-vous des newsletters, pubs et autre auxquelles vous vous êtes inscrit mais que vous ne lisez presque jamais (Mailstrom par exemple) ;
  • Créez des règles permettant aux emails (ou à certains) d’aller directement dans les bons dossiers ;
  • Sur Gmail, l’utilisation de l’extension « Inbox When Ready » (extension de base gratuite) vous permet de cacher le contenu de votre mailbox et pour Outlook, ce sera l’extension « Boomerang » (version de base gratuite).

Vous arrivez autrement à être peu dérangé par vos emails entrants ? 

Venez partager votre méthode avec nous celles-ci ou même vos avis sur celles proposées ci-dessus.

Et si vous désirez un coup de main, discutons-en ensemble. 

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